Badan Riset dan Inovasi Daerah (BRIDA) Menggelar Kegiatan Penyuluhan Pengelolaan Arsip Bersama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan
Rabu, 21 Mei 2025, 15:25:55 | Dibaca: 53
Badan Riset dan Inovasi Daerah (BRIDA) Kota Medan menggelar Kegiatan Penyuluhan Pengelolaan Arsip Dinamis Daerah Kota Medan tahun 2025 yang berlangsung di ruang rapat BRIDA Kota Medan pada hari Rabu, 21 Mei 2025. Penyuluhan ini dibuka dan dipimpin langsung oleh Bapak Mansursyah, S.Sos., M.AP. Selaku Kepala Badan BRIDA Kota Medan.
Kegiatan ini menghadirkan dua narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan. Narasumber pertama adalah Bapak Sumiadi, S.S., M.M. dengan paparan berjudul "Pemberkasan Arsip" yang menyampaikan point penting tentang perlunya pengelolaan arsip sesuai dengan visi dan misi Walikota Medan "Medan Bertuah" yang mensyaratkan hadirnya jiwa-jiwa yang menghidup nafas di Kota Medan harus senantiasa merasa bagian dari kaum yang beruntung.
.jpeg)
Dalam paparannya, Bapak Sumiadi menjelaskan definisi arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara sesuai UU No. 43/2009 tentang Kearsipan.
Beliau juga memaparkan sumber daya kearsipan yang meliputi sistem/kebijakan kearsipan, prasarana dan sarana kearsipan, personil/SDM kearsipan, dan pendanaan kearsipan. Pengelolaan arsip dinamis mencakup penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Peserta juga dibekali pengetahuan tentang pemberkasan arsip aktif, pembuatan daftar arsip aktif, dan format-format dokumen yang diperlukan dalam pengelolaan arsip.
Paparan kemudian dilanjutkan oleh Bapak Sofyan, SS, Arsiparis Ahli Muda dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan, dengan materi "Penyusutan Arsip". Beliau menekankan pentingnya program penyusutan arsip untuk mencegah penumpukan arsip, mengurangi volume arsip, dan menjamin ketersediaan arsip yang masih layak disimpan.
Bapak Sofyan menjelaskan tiga metode penyusutan arsip yaitu: pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna, serta penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Prosedur penyusutan arsip dilakukan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang telah ditetapkan dalam Peraturan Walikota Medan Nomor 70 Tahun 2023.
.jpeg)
Kedua narasumber menegaskan bahwa pengelolaan arsip yang baik berkaitan erat dengan visi Walikota Medan untuk mewujudkan Medan "BERTUAH" yang Inklusif, Maju, dan Berkelanjutan melalui Semangat Transformasi Menuju Medan Satu Data. Kegiatan ini merupakan bagian dari upaya mendukung indikator keberhasilan visi misi Walikota Medan dengan menciptakan pelayanan publik yang cepat, tepat serta berpihak kepada masyarakat.
Kegiatan ini menghadirkan dua narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan. Narasumber pertama adalah Bapak Sumiadi, S.S., M.M. dengan paparan berjudul "Pemberkasan Arsip" yang menyampaikan point penting tentang perlunya pengelolaan arsip sesuai dengan visi dan misi Walikota Medan "Medan Bertuah" yang mensyaratkan hadirnya jiwa-jiwa yang menghidup nafas di Kota Medan harus senantiasa merasa bagian dari kaum yang beruntung.
Dalam paparannya, Bapak Sumiadi menjelaskan definisi arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara sesuai UU No. 43/2009 tentang Kearsipan.
Beliau juga memaparkan sumber daya kearsipan yang meliputi sistem/kebijakan kearsipan, prasarana dan sarana kearsipan, personil/SDM kearsipan, dan pendanaan kearsipan. Pengelolaan arsip dinamis mencakup penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Peserta juga dibekali pengetahuan tentang pemberkasan arsip aktif, pembuatan daftar arsip aktif, dan format-format dokumen yang diperlukan dalam pengelolaan arsip.
Paparan kemudian dilanjutkan oleh Bapak Sofyan, SS, Arsiparis Ahli Muda dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan, dengan materi "Penyusutan Arsip". Beliau menekankan pentingnya program penyusutan arsip untuk mencegah penumpukan arsip, mengurangi volume arsip, dan menjamin ketersediaan arsip yang masih layak disimpan.
Bapak Sofyan menjelaskan tiga metode penyusutan arsip yaitu: pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna, serta penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Prosedur penyusutan arsip dilakukan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang telah ditetapkan dalam Peraturan Walikota Medan Nomor 70 Tahun 2023.
Kedua narasumber menegaskan bahwa pengelolaan arsip yang baik berkaitan erat dengan visi Walikota Medan untuk mewujudkan Medan "BERTUAH" yang Inklusif, Maju, dan Berkelanjutan melalui Semangat Transformasi Menuju Medan Satu Data. Kegiatan ini merupakan bagian dari upaya mendukung indikator keberhasilan visi misi Walikota Medan dengan menciptakan pelayanan publik yang cepat, tepat serta berpihak kepada masyarakat.